小規模学会による投稿審査システム導入のメリット
こんにちは。Editorial ManagerⓇ（以下EM）導入コンサルタントの寺本です。皆さん、突然ですが「セミ（蝉）ファイナル」はご存知ですか？私は先日このセミファイナルに遭遇し、恥ずかしながら大絶叫してしまいました。微動だにしないかと思いきや、接近した瞬間に勢いよく飛び始め、恐怖でしかありませんでした。残暑厳しい毎日が続きますが、暑さにもセミファイナルにもどうかお気を付けくださいませ。
さて、今回はEMの導入を検討されている学協会様からよくお聞きする、「投稿数が少ない小規模の学協会でも投稿審査システムを導入するメリットは何か」というお声を基に、実際の導入実績からシステム導入のメリット等について詳しくご紹介したいと思います。
小規模学会におけるEMの導入実績
EMの導入を検討されている学協会様から、下記のようなご相談をいただくことがございます。
「システムは投稿数の多い学協会向けではないか」
「小規模の学協会ではシステムは不要なのではないか。あまりメリットはないのでは？」
実は、国内におけるEM導入実績を見ていくと、年間投稿数50件以下のジャーナルが最も多いのです！投稿数が少なくてもシステムを導入することで、多くのジャーナルで便利に活用していただいています。
＜参考＞年間投稿数毎の国内EM利用ジャーナル数
さらに、年間投稿数50件以下のジャーナルの内、年間投稿数が10～20件のジャーナルが占める割合も大きく、投稿数の大小を問わず幅広いジャーナルでEMをご利用いただいているというのが現状です。
投稿審査システム導入のメリット
それでは、EMを導入するメリットはどんな点があるのか、実際にご利用いただいている皆様からの「生の声」をご紹介します。
いつでもどこでも
- いつでもどこにいても、インターネットにさえつながれば手軽に作業を進められる。
対応漏れの低減
- 原稿を一元的に管理できること。取り扱いの見落としや間違いが減った。
- 査読者・著者への連絡ミスが減った。査読期限や修正投稿期限を過ぎた場合にシステムから自動リマインダメールを送れる点もよい。
事務業務の軽減
- 郵送で査読原稿のやりとりをしなくて済むので、郵送コストの削減や事務局作業の効率化に繋がった。
- メールの自動配信が便利。投稿者が原稿の状況をチェックできるので、問い合わせが減った。
その他にも…
- 編集委員会で使用するレポートを簡単に出力することができ、資料の準備がとても楽になった。
- メールが届かないなどのトラブルがほとんどなく、安心して利用することができている。
- 原稿の送り先が変更になった時、郵送でのやり取りはかなり手間になっていたが、EMにより大幅にその手間が削減され、簡略化することができた。
システム導入における費用面での課題と対策
ここまで、小規模学協会における導入実績やシステム導入のメリットを挙げて参りました。しかし、いくらメリットがあるといっても、費用面に課題があり、導入に向けて進めていくことが難しい…という声も少なくありません。
そこで、郵送からシステムへ切り替えた場合の具体例や、システム費用の運用例についてご紹介していきたいと思います。導入をご検討いただくにあたってご参考になれば幸いです。
郵送からシステムへ切り替えた場合の費用比較例
システムを導入していないジャーナルでは、原稿のやりとりを郵送またはメールで行っているところがほとんどかと思います。
実際に、以下の例で郵送費用とシステム費用を比較してみました。
【例】
- 年間投稿数30件
- 1回目の審査が修正判定
- 査読者は2名、再査読あり
| 投稿・審査にかかる費用 | 合計金額 | |
| 郵送 | 1回の郵送費を205円、郵送回数を20回とした場合、205円×20回＝123,000円。
途中で原稿の差し替えや微修正が生じた場合はさらに費用が発生する。 |
123,000円 |
| EM | 投稿料は1投稿につき4,000円（英語版は3,500円）で、修正投稿は何度でも追加料金なし。 | 英語版：105,000円
※その他年間サポート料あり。見積り詳細は弊社までお気軽にお問合せください。 |
EMを導入した場合、投稿数に応じて生じるご利用料はだいたい同じくらいの費用感になりますので、運用が楽になることを考えると明らかにコストメリットはある、ということを感じていただけたのではないでしょうか。
システム導入コストをどうやって捻出するか？
システム導入にあたっての他学会様がどのようにして導入コストを捻出されているか、事例をご紹介いたします。
原稿のやりとりを郵送からシステムへ切り替えたジャーナルでは、紙代・郵送費が削減されるため、その分をシステムの費用に充てているそうです。
また、ある学会では、新たに投稿料を著者より徴収することでシステム費用に充てて運用しているとのことです。
システム導入時の費用については、よく課題として挙げられる点かと存じますので、上記記載の点について良いご検討材料になれば幸いです。
最後に
システムを導入することで、事務作業の負担軽減はもちろん、審査期間の短縮や投稿数増加などが期待でき、結果としてジャーナルの価値向上につながっていきます。
システムを導入すべきかお悩み中の学協会様も、これらの点を踏まえ、是非前向きにご検討いただければと思います。