お役立ち情報！アカウント情報の重複解消について

2024/08/22|ブログ

こんにちは。Editorial Manager®（以下EM）サポートの高柳です。

猛暑日が続いておりますが、皆さまいかがお過ごしでしょうか。私はトマト、ナス、きゅうり、梅干しを使って簡単なおつまみを作ることにハマっています。ごま油とカンタン酢を和えるだけで、とてもさっぱりした味わいになります！暑さで食欲がでない・・といったときにオススメです。

さて、システムを使っていると同じユーザが複数アカウントをもっていることに気づいたり、EMに限らず、自分自身も知らず知らずのうちに一つのサイトに複数のアカウントを作っていた！なんてご経験ありませんか。今回は、アカウント情報の重複解消についてのお役立ち情報をご紹介します。

重複の可能性があるユーザの確認方法

利用者からの報告や問い合わせ対応を通じて重複登録に気づき、他にも重複しているユーザがいるのでは・・とお問い合わせをいただくことがあります。

そんな時は、レポート機能がおすすめです！EMに登録されているユーザの姓名とメールアドレスを表示し、姓名に重複があるユーザを一覧化することができます。同姓同名の方について、別人なのか、重複しているのかを確認するためのヒントにしていただけます。

また、レポートはExcelでダウンロードすることができるので、Excelのフィルター機能と合わせて活用もできます。レポートは、弊社で作成をしてご提供できますので、ご希望があればご連絡ください！

重複しているアカウント情報を、どちらか一方に統合することができ、複数のアカウント情報を一元化することができます。アカウント情報を統合することを「マージ」と呼んでいます。

マージは以下の仕様になっています。

マージはメインメニューの【ユーザ検索】から対応します。※ユーザ検索権限を持つ管理者のみ操作可能です。

例えば、以下のように統合太郎さんが誤って2つのアカウント情報を登録していたとします。対象のユーザにすべてチェックをいれ（赤枠）、【アカウント情報をマージ】（緑枠）をクリックします。

どちらの情報を保持するのか、確認ページが表示されるため、残したい情報の【この情報を保持したままマージする】をクリックすると、統合は完了です。

一度にマージできるのは 2 つのアカウント情報のみですが、同じユーザが3つ以上のアカウントを持つ場合は、まずアカウントＡとBをマージし、次にアカウントCをマージする方法で解決できます。

操作の詳細はマニュアルを準備しておりますので、是非ご参照ください！

重複登録を防ぐためのポイントをご紹介します。

EMをご利用いただいているユーザの中には、自分は著者でもあり、かつ査読者でもあるため、それぞれにアカウント登録が必要だと勘違いして複数登録をしてしまう方も多いようです。

EMの操作権限は大きく分けて、「著者」「編集者」「査読者」「出版社」の役割があり、アカウントを登録すると必ず「著者」の権限が全員に設定され、一つのアカウント情報に最大で4つの役割を持たせることができます。

EMのログイン画面は役割ごとにログインボタンが異なるため、一つのアカウント情報で著者としてログインしたい場合は「著者ログイン」、査読者としてログインしたい場合は「査読者ログイン」をクリックすると、それに応じた画面にアクセスできます。

また、複数の権限が付与されている場合、例えば「著者ログイン」でログインしていた場合でも画面右上の「ロール」から権限を切り替えることができます。

ユーザ登録時に「姓」「名」「メールアドレス」を入力しますが、メールアドレスは重複登録ができないように設定することができます。その場合、すでにEMに登録があると、以下のようにアラートが表示されます。

アラートが表示されたら、ログイン画面にある【パスワードを忘れた場合】からメールアドレスを入力するとユーザ名とパスワード再設定のURLが記載されたメールを受信できるため、再度アカウント情報を登録しなくて済みます。

アカウント情報の重複を完全にゼロにすることは難しいかもしれません。ただ、「過去に登録したことないか確認する方法がわかる」「重複を確認したときの対処法がわかる」そういった知識があるだけでも重複して登録するユーザの減少につながったり、ストレスなく管理をしていただけることに繋がるのではないでしょうか。

皆さまのご参考になりましたら大変嬉しく思います。
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