EM導入に不安のある方へ。導入・運用時のサポート内容を具体的にご紹介

こんにちは。好きなおでんの具は大根、EMクライアントサポートの瀬谷です。
さて、今回はEditorial Manager（以下、EM）を導入・運用するうえでの弊社のサポート内容について一部をご紹介したいと思います。

はじめに

皆さんがシステム導入を検討する際、重要視する点は何でしょうか？課題解決に繋がるかどうか、欲しい機能があるかどうか、どのくらい効率化に繋がるか・・・など、さまざまかと思います。その中でも、導入後のことを想像し、継続的に堅実な運用をしていくためには、「サポート」の内容や質が大切ですよね。

私たちアトラスでは、サービスを提供するうえで以下の4つの「サービス哲学」を大切にしています。

1. サービス = システム × サポート
2. お客様はパートナー
3. 進化しつづけるサービス
4. 分かりやすく使いやすく親しみやすく

この哲学のもと、EMクライアントサポートチームでは、ジャーナルの価値向上を目指し、実績と経験を活かしてお客様と共にジャーナル編集を一歩先へ進めることを目指しています。単なるお問い合わせへの対応ではなく、結果として貴誌の価値向上に繋がるようなお手伝いができればと考えています。

EMは、米国Aries Systems社が開発しているシステムですが、弊社は2009年より国内総代理店として日本のお客様への導入とサポートを担っています。システム自体は外部開発ですが、私たちは良いサポートがあってこそのサービスだと考えていますので、安心して長くお使いいただけるよう、導入から運用まで一貫して丁寧で充実したサポートを心がけています。実際にEMを導入いただいているお客様からは、EM導入後の総合的な満足度として、98.4％の方に満足・大変満足と評価をいただいています。（詳細はこちら）

サポートの良さは導入してから初めて実感することができる部分なので、特に導入前のお客様に向けて、今回具体的に紹介することにしました。
まずは、導入時のサポートの一例をご紹介します。

導入時のサポート例①ヒアリング

システム導入時には、2回の打ち合わせを実施しており、そのうちの1回目がヒアリングです。お客様の現状の課題やジャーナルの運用ルールをヒアリングさせていただき、最適なシステム設定をご提案します。「システム設定シート」というフォーマットに沿ってご要望を確認させていただきますので、システム化がはじめての学会様でも安心して導入いただけます。また、EMは現在国内で300を超えるジャーナルに採用いただいていますので、他学会の事例や成功体験も交えて最適な運用方法をご案内させていただきます。

例えば過去には、これまでトリプルブラインド査読を採用しており複雑な運用でしたが、EM導入を機に、より標準的なダブルブラインド査読に変更し、審査の短縮化や事務作業の効率化に繋がったジャーナルや、EM導入を機に物理的な会議を開いての審査をやめ、審査全体の効率化を図ったジャーナルもあります。

導入時のサポート例②ウェルカムページの作成

EMはパッケージ開発のシステムのため、デザイン部分に関しては大きな変更が難しい仕組みとなっていますが、「ウェルカムページ」と呼んでいるシステムのログイン画面には、ジャーナルの特色が出せるようHTMLでの設定が可能となっています。
表示させるジャーナル名や雑誌のイメージに合わせた色味、表紙画像などを設定いただくことができます。

弊社では、HTMLのテンプレートをいくつかご用意しておりますので学会様のほうで一から作成いただく必要はございません。また、イメージをお伝えいただければサンプルを作成させていただくことも可能です。

導入時のサポート例③試行期間

システムの本稼働の前に、学会様には「試行期間」としてテスト運用を行っていただきます。この期間では、テスト論文などを使用してシステムの運用を試し、実際の操作感を確認いただくイメージです。例えば「投稿者の画面」を著者目線で確認したり「編集委員の画面」から全体の見え方を確認する、といった役割ごとの操作もお試しいただくことができます。なお、本運用開始後も代理操作機能を使って他ユーザの画面を確認することができます。
試行期間中に、「この設定を変更したい」「新しい機能を試してみたい」といったご要望が出てくることもあるかと思います。その際は、EMクライアントサポートが迅速に対応し、設定変更を行います。また、学会様ご自身でも簡単に設定を変更できる柔軟性を持っているのがEMの強みです。

このように、導入時にも安心のサポートをご提供していますが、導入いただいた後が一番長いお付き合いになります。ここからは、導入後にも焦点を当ててみましょう。

EMの最大の特徴 – 柔軟なカスタマイズ

EMの最大の特徴は、柔軟なカスタマイズができるところです。
一般的なシステムでは、導入後の設定変更に追加費用や時間がかかることが多いですが、EMでは基本的な設定変更が無料で、かついつでも可能です。
例えば、以下のようなことがあった場合でもすぐに設定変更が行えます。
・編集委員長や編集委員の大幅な交代による運営方針の変更
・新たな投稿規程への対応
このような場合でも、設定変更はすぐに、そして簡単に可能です。

質問項目の追加や役割の変更、委員の権限管理なども簡単に行えますので、自信を持って、長く安心して使っていただくことができるサービスになっているかと思います。

実績と経験を活かした安心のサポート

弊社では定期的にEMの情報を発信し、継続的なサポートをご提供しています。
マニュアルはもちろん、毎月のバージョンアップ情報、メンテナンス通知や便利な機能紹介など、有益で最新の情報をお届けしています。
さらに、ご希望の場合にはレポート機能を使って必要なデータ取得や分析のお手伝いも可能です。是非お気軽にご相談ください。レポート機能の概要についてはこちらの記事をご参照ください。

運用後も、貴誌の状況に合わせた最善の方法を経験豊富なメンバーがサポート・ご提案させていただきます。是非安心して貴誌のシステム化をお任せください。

おわりに

今後も、私たちはお客様に対するサポートをより一層充実させ、安心してご利用いただける環境を整えてまいります。また、記事でご紹介した内容以外にも、個別のご相談やご要望にも柔軟に対応いたしますので、ぜひお声掛けください。

これからも、役立つ情報を皆様にお届けできるよう努めてまいりますので、どうぞよろしくお願いいたします。次回の更新もお楽しみに！