EMユーザーにもおすすめ！ProduXion Managerで製作・出版業務をスムーズに
こんにちは、Editorial Manager®（以下EM）クライアントサポートの笠井です。最近はセブンイレブンの「ホワイト生チョコアイス」を求めてコンビニをはしごする日々を送っていましたが、どうやら地域限定販売らしいということを昨日知りました。
さて、2024年最後のEMブログでは、ジャーナルの製作・出版工程に課題をお持ちの方に向けた記事をお届けします。
こんなお悩みはありませんか？
ジャーナルの製作・出版に携わるみなさま、以下のような課題をお持ちではありませんか？
- 製作・出版作業の進捗状況を把握しておきたいができていない
- 製作・出版担当者や著者とのやりとりが煩雑で手間がかかっている
- 製作・出版担当者にメールで原稿を送っており、誤送信などのセキュリティリスクが心配
これらの課題は、日々の業務を進める中でストレスや負担を感じる原因になりがちです。特に、メールでのやりとりが中心の場合、情報の管理や共有が難しく、作業効率が低下してしまうこともあります。
そんなお悩みを解決するためにおすすめしたいのが、「ProduXion Manager（プロダクションマネージャー）」です。
ProduXion Managerとは
ProduXion Manager®（以下PM）は、審査が終了し【採択】となった後の製作・出版工程の進捗管理ができる、EMの姉妹システムです。
製作・出版工程で必要なタスクや作業の流れはジャーナルごとに自由に設定でき、投稿ごとにどのタスクがどこまで進んでいるかを確認・管理することが可能です。タスクの設定例は以下の通りです。
- 事務局から著者へ最終版原稿の提出依頼
- 事務局から英文校閲会社へ英文校閲を依頼
- 著者校正をして印刷会社で内容を確認
【フロー設定イメージ】
こちらのフロー図は一例です。出版社・印刷会社や校閲会社など役割の増減や公開までのタスクの流れは、ジャーナルごとにヒアリングした内容を基に柔軟に設定します。
PM導入メリット
PMは、事務局の業務効率の向上に貢献する、EMを利用中の学協会さまにも大変おすすめのシステムです。本章では、具体的な導入メリットを5つご紹介します。
①効率的な進捗管理が可能
全体の進捗を視覚的に把握できるため、誰がどのタスクをいつ完了したのかを一目で確認できます。著者と印刷会社が直接やりとりを行うタスクもシステム上で登録・管理が可能なため、事務局は進捗管理に集中でき、効率的な業務運営が実現します。
【PMの画面イメージ】
②自動リマインダメールで作業の停滞を防止
タスクの期限が近づいた際に、自動リマインダメールを設定することで作業の停滞を未然に防ぐことができます。自動リマインダメールは、期限当日や超過後など、任意のタイミングで通知を送ることが可能です。これにより、管理の手間を大幅に削減し、スムーズな進行をサポートします。
③投稿～出版まで、ファイルのやりとりがシステム内で完結
EMとPMの両方を導入することで、投稿～出版までのファイルのやりとりをすべてシステム内で完結できます。メール送付の手間が不要になり、メール容量を気にする必要もありません。また、誤送信のリスクが軽減されるため、セキュリティ面でも安心です。
④EMと同じ管理画面で運用可能
PMはEMと同じ管理画面で運用できるため、投稿時からのデータをシステム上で一元管理することが可能です。EMとは別に新たなログインIDやパスワードを管理する必要もありません。さらに、画面のデザインや操作感がEMと似ているため、PMを初めて利用する方でも直感的に操作可能で、導入後もスムーズに業務を進められます。
⑤EMのデータとあわせたデータ活用が可能
EMとPMは、システム上でデータを一元管理しているため、投稿〜採択までのデータと製作・出版工程のデータをあわせて活用することが可能です。システム上のデータはレポートとして出力でき、全体の進捗管理や編集委員会での共有などにも役立ちます。
【EM・PMのデータをあわせたレポートイメージ】
実際にPMを導入した学会さまからは、以下のような嬉しいお声をお寄せいただいています。
- 800報近い論文を、EMとPMのおかげでほぼ1人で対応できている。
- 校正会社、印刷会社との連絡ミスや、ファイルの漏れなどがなくなり、円滑に編集、発行業務ができる。
- メールやファイルの誤送信が防止できている。履歴が残るため後からの確認も便利で、フローや進捗管理が以前よりわかりやすくなった。
- 編集に使うデータが一元管理でき、編集関係者が好きなときに随時アクセス可能で便利。タスクの定型文のおかげで、メールを作る手間も省けている。
ジャーナル公開支援サービスとの連携
弊社では、J-STAGEへの論文公開をサポートする「ジャーナル公開支援サービス」も提供しています。オンラインジャーナルにフォーカスしたサービスで、採択となった原稿の編集業務やPDF作成などを、事務局や編集委員のみなさまが担当されている場合の業務負担を軽減します。具体的なサービス内容は以下の通りです。
- 予算に応じた公開方法の選択
- 著者向けWordテンプレートの提供
- （2. を活用した）J-STAGE公開用PDFの作成
- J-STAGE公開用のデータ作成・アップロード・公開作業の代行
PMとジャーナル公開支援サービスの両方をご導入いただくと、J-STAGE公開までの作業工程を一元管理できるようになります。例として、PMから直接弊社にJ-STAGE公開用データの作成依頼が可能で、必要なデータを弊社側がシステムから直接ダウンロード・確認できる仕組みになっているため、依頼メール作成の手間や投稿データ・詳細情報を別途送付する手間を削減でき、効率的かつシンプルな運用が実現します。
おわりに
PMは、製作・出版業務における課題を解決し、効率的でスムーズな運営をサポートする便利なシステムです。さらに、ジャーナル公開支援サービスとの連携により、オンラインジャーナル公開までの業務負担を軽減します。EMご利用中の学協会さまは、もちろん運用途中からの導入も可能です。PMやジャーナル公開支援サービスにご興味をお持ちいただけましたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。
2025年も、みなさまのジャーナル運営にお役立ていただける情報をお届けしてまいります。それでは、どうぞ良いお年をお迎えください！