88%以上の方が効果を実感！EMの自動リマインダ機能のご紹介
こんにちは。EMクライアントサポートの高柳です。
2月といえばバレンタインデー！最近では自分へのご褒美として甘いものを求める方も多いようで、私もしっかり自分のためにチョコレートを購入しました。
今回は、EMの自動リマインダ機能についてご案内します。すでに多くの学協会様でご利用いただいておりますが、投稿審査をよりスムーズにかつ便利にご活用いただける機能として、改めて特長と設定例をご紹介します！
自動リマインダ機能とは
このような経験はありませんか。
- 気づいたら査読期限が大幅に過ぎていた……
- 修正投稿の期日を確認して著者に手動でリマインドを送信している……
- 忙しい先生方に査読を督促するリマインドを送るのは申し訳ないな……
- 何度も同じリマインドを送信していて大変、少しストレス……
ズバリ！自動リマインダ機能とは、編集委員や査読者、著者の対応期限がすでに過ぎている場合や、期限までの対応を促したい場合に、システムから自動的にリマインドメールを送信できる機能です。
自動リマインダ機能で期待できること
期日までの日数カウントやリマインド対象者はシステムが自動で絞り込みをします。またメールの作成も送信も自動化され、手間がかかりません。そのため、以下のような効果が期待できます。
- 投稿から採択までの期間短縮
- 査読者や著者とのスムーズなコミュニケーション
- 事務局の作業効率向上
実際にリマインドのしやすさはEMを導入された多くの方に改善を実感いただいております。
（「投稿審査システム Editorial Manager® ご利用者様アンケート」2024年7月30日～2024年8月30日実施）
自動リマインダ機能の設定例
自動リマインダ機能は以下のように柔軟な設定ができるところもオススメです。
- リマインドするタイミング（日数）を自由に設定できる
- 論文種別やセクション・カテゴリごとにリマインダを設定できる
- リマインドメールは定型文の活用ができる（新たに準備いただくことも可能）
※自動リマインダは基本的に対象の方に一括送信されますが、ユーザごとにリマインド対象除外の設定も可能です。
それでは、具体的にどういった自動リマインダが設定できるのかご紹介します。
著者宛
（設定例）
- 提出が完了していない：「未完成の投稿」フォルダにちょうど【7日間】投稿がとどまっている場合にリマインドする
- 修正投稿期日前：修正投稿期限日からちょうど【7日前】にリマインドする
編集委員宛
これまでは、編集者にはフォルダごとの担当投稿の進捗を定期的に通知できるのみでしたが、昨年の8月に個別に編集者宛の自動リマインダを設定することが可能になりました。
（設定例）
- 査読者が未選定：編集者アサインされてからちょうど【5日】、査読者が未選定の場合にリマインドする
- 規定査読数に満たない：最後の査読打診が行われてからちょうど【7日】経過した投稿にリマインドする
査読者宛
（設定例）
- 査読打診への回答が済んでいない：査読打診日からちょうど【5日後】にリマインドする
- 査読が完了していない（期限超過）：査読期限日からちょうど【3日後】にリマインドする
さいごに
「まだ設定していないので設定したい！設定方法が知りたい。」、「○○に対してのリマインドもできるのか？」などのご相談も大歓迎です。是非ご活用いただき、自動リマインダ機能の良さを実感いただければ幸いです。
ご不明な点がございましたらぜひお気軽にお問い合わせください。